CONDITIONS DE RÉSERVATION

Le matériel doit être réservé auprès des services techniques de la mairie de Pluguffan et ce, 3 MOIS avant la date de la manifestation organisée. En dessous de ces 3 mois le matériel est susceptible d’être loué à des particuliers. Toutefois si la demande est en dessous de ce délai et que le matériel est disponible, la réservation pourra être validée avec accord préalable de l’A.C.S.

Pour réserver le matériel, les associations devront IMPÉRATIVEMENT remplir le formulaire de réservation qui devra être enregistré auprès des services techniques de la mairie, la date de demande faisant foi. L’ensemble du matériel étant mis gracieusement à disposition des associations. Les associations s’engagent à collaborer aux manifestations organisées par l’A.C.S. en leur mettant à dispositions des bénévoles. Pour un souci d’équité entre les associations, chaque association pourra solliciter le matériel une fois dans la saison, au-delà un accord sera demandé au préalable à l’A.C.S.

DÉTÉRIORATION, PERTE ou RETARD

L’Association devra restituer le matériel de l’A.C.S. ou de la commune dans l’état où il lui a été confié, cela implique également un bon état de propreté (les tables, bancs et barnums nettoyés) et à la date convenue lors de la réservation. Les punaises et clous sur le mobilier sont interdits, seul le ruban adhésif est accepté. Tout matériel perdu, détérioré ou cassé sera facturé à l’association au prix d’achat. Toute casse non signalée lors de la réception du matériel fera l’objet d’une facturation pour la prise en charge des coûts de remise en état. »

DÉPART ET RETOUR du MATÉRIEL

L’ensemble du matériel sera tenu à disposition de l’association. Lors de la réservation la mention concernant la livraison est à stipuler, celle-ci sera effectuée par les agents de la commune après concertation avec les services techniques. Le lieu de livraison sera également stipulé sur le formulaire de réservation et devra être stocké dans un endroit sécurisé afin d’éviter tout vol ou dégradation. L’association est considérée comme « gardien » responsable dès la réception et ce jusqu’à la restitution du matériel. A ce titre en cas de détériorations de matériel ou d’éléments manquant inventoriées par un agent de la commune lors de l’enlèvement ou de la restitution, ceux-ci pourront être imputés à l’association et feront l’objet d’une facturation qu’elle ne pourra pas contester. »

ASSURANCE, ACCIDENT ET VOL

L’association devra justifier lors de la demande de réservation du matériel d’une assurance R.C. à jour. Dans le cas contraire un dépôt de caution pourra lui être demandé selon la nature du matériel réservé. L’association est réputée avoir souscrit toute assurance utile, concernant tant les personnes que les biens, quant aux évènements qu’elle organise nécessitant l’usage des barnums.

L’association renonce expressément à tout recours contre la Commune ou l’A.C.S de Pluguffan du fait de sinistres pouvant intervenir à l’occasion de l’utilisation du matériel prêté ou dans lequel est impliqué directement ou indirectement le dit matériel et tiendra La Commune ou l’A.C.S. indemne en cas de recours d’un lésé de tous les accidents et dommages pouvant être occasionnés au cours de l’utilisation et du stockage du matériel. L’association est réputée avoir contracté également une assurance contre les dommages qu’elle qu’en soit la cause que pourraient subir tant les tiers que le matériel lors de son utilisation, et cela à compter de la mise à disposition et jusqu’à la restitution. De plus il est vivement conseillé à l’association de souscrire une assurance contre le vol. Car en cas de perte du matériel l’association devra s’acquitter de son remplacement ou de son dédommagement. »

SÉCURITÉ

L’association devra se conformer aux règles générales de sécurité et plus particulièrement ne s’autoriser l’usage des tentes barnums que si les conditions météorologiques le permettent. Elle devra notamment faire évacuer la structure en cas de vent soufflant à +de 70 km/h. Les barnums devront être correctement arrimés par les lests de 15 ou 20 kg fournis et des sardines pour les terrains meubles (pelouse). »

DÉTÉRIORATION ET LITIGES

Toute détérioration autre que l’usure relevant d’un usage normal et correct du matériel sera facturée à l’association au prix de remplacement du matériel. Si des dégradations sont régulièrement constatés suite à des évènements organisés par l’association, celle-ci pourra être exclue du dispositif de prêt gratuit aux associations.
Le non respect du présent règlement pourra entraîner l’exclusion définitive de l’association au dispositif de prêt gratuit de matériel. »